Proposant un bon compromis entre gestion bénévole et professionnelle les syndics de copropriété en ligne ont le vent en poupe. De nombreux copropriétaires, excédés par les honoraires excessifs, les prestataires imposés et le temps de réponse souvent très long des cabinets traditionnels, choisissent cette solution.

 

Quel est le mode de fonctionnement d’un syndic en ligne ?

Un syndic a distance n’est pas différent d’un syndic « classique » en ce qui concerne ses missions. Le microsyndic, à l’instar de son homologue physique, est un organisme qui s’assure de la gestion de la copropriété sur internet et qui doit être pourvu d’une garantie financière ainsi que d’une assurance responsabilité civile. Le principal point de divergence entre les 2 solutions se situe au niveau de la dématérialisation des échanges. En effet, la communications entre les copropriétaires et le syndic ne s’effectue plus que par téléphone, mail ou sms hormis les convocations aux assemblées générales ou les notifications obligatoires qui sont, quant à elles, reçues par voie postale.

Il n’y a toutefois aucune présence physique assurée par le personnel du syndic lors des assemblées générales ou des réunions obligatoires. Cet état de fait peut néanmoins être compensé par l’utilisation de la visioconférence. En outre, l’ensemble des actes liés à la copropriété comme les relevés de comptes, les documents comptables ou encore les procès verbaux des assemblées générales, sont consultables sur internet via un compte sécurisé. Opter pour un syndic externalisé suppose quand même la présence d’au moins un copropriétaire sur place afin qu’il puisse servir de correspondant entre la copropriété et le syndic.

 

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Les avantages du syndic en ligne

Les deux principaux avantages d’un cabinet à distance se situent au niveau de la transparence et du coût. Les tarifs pratiqués par les micosyndics sont extrêmement attractifs. A titre d’exemple, les syndics de copropriété en ligne proposent des forfaits à partir de 99 euros TTC par an soit environ 4 fois moins cher que les cabinets traditionnels qui n’ont, par ailleurs, pas cessé d’augmenter leurs honoraires durant ces 4 dernières années, affichant une hausse de 37,4 %.

De plus, les cabinets à distance mettent à disposition des copropriétaires des plateformes web accessibles 24h/24, 7j/7 depuis n’importe quel poste informatique. Ils regroupent l’intégralité des outils que le gestionnaire de copropriété va être amené à utiliser au quotidien tels que la gestion électronique de documents, la comptabilité, la gestion des interventions, etc… Ces solutions sont très souvent accompagnées par des applications mobiles facilitant l’accès aux données en itinérance et qui permettent au gestionnaire de consulter l’historique en temps réel de n’importe quel copropriétaire l’interrogeant sur son compte.

 

Quelles sont les limites des prestations proposées par les syndic à distance ?

Qu’il soit « classique » ou en ligne, l’obligation du syndic envers les copropriétaires est la même. Ainsi, un microsyndic a notamment pour rôle de tenir la comptabilité de la copropriété, de présenter les factures pour validation avant règlement au conseil syndical et, en concertation avec celui-ci, il élabore le budget prévisionnel, rédige l’ordre du jour des assemblées générales ainsi que le procès verbal et se charge ensuite de la diffusion de ces documents.

Cependant, l’assemblée générale se fera sans lui. Les participants doivent donc garantir eux-mêmes l’émargement de la feuille de présence, le secrétariat de la séance et le contrôle de la validité des pouvoirs.
Pour s’assurer du bon fonctionnement de cette solution il est nécessaire de désamorcer les pièges se situant en amont.
Une assemblée générale doit se préparer tout au long de l’année, comme l’indique Hugues Herry, président de la société Clic-syndic:

«Une AG se prépare tout au long de l’année. Nous anticipons par l’échange d’e-mails, voire des vidéoconférences via Skype avec le conseil syndical. Il se réunit une fois par trimestre sur un ordre du jour que nous établissons et qu’il complète si nécessaire. Un PV “en blanc” mentionnant toutes les résolutions et les majorités de vote correspondantes lui est envoyé avant la tenue de l’assemblée.»

 

Loi ALUR et syndic en ligne

Les changements législatifs induits par la loi Alur ont quelque peu chamboulé le mode de fonctionnement des syndics traditionnels.
A l’image de l’instauration d’un modèle type de bail, cette loi prévoit également un contrat de syndic type dans lequel la totalité des mentions obligatoires est fixée par décret.
D’autre part, les syndics doivent dorénavant posséder un compte bancaire distinct pour chaque copropriété dont ils ont la gérance et voient leur devoir d’informations auprès des copropriétaires s’accentuer.
La mise en place de ces directives a totalement bouleversé les syndics en charge de petites copropriétés. La multiplication des obligations réglementaires est venue alourdir un contexte législatif déjà très dense, rendant l’équation économique très difficile à résoudre pour les immeubles de moins de 10 lots.

 

Trouver un microsyndic

Afin de trouver le cabinet à distance qui convient le mieux, il est judicieux de passer par un site web de syndic en ligne avec comparatif.
Les microsyndics s’étant multiplier ces dernières années, passer en revu les principaux est un bon moyen de se faire une idée des possibilités existantes.

  • Syndic One : premier syndic professionnel collaboratif dédié aux petites copropriétés, Syndic One se compose d’une équipe de plus de 50 experts disponibles et réactifs ainsi que d’un service d’assistance téléphonique joignable 24h/24, 7j/7.
  • llicopro.fr : avec Illicopro.fr, le compte bancaire de la copropriété est synchronisé avec celui du syndic, ce qui ne laisse plus de place aux erreurs comptables. Grâce à l’espace personnel en ligne la communication est instantanée. De surcroît, en cas de situation particulière (travaux, impayés,…), un expert dédié entre en scène pour remédier à la problématique sans aucun surcoût.
  • Clicsyndic.com : titulaire d’une carte professionnelle, présentant toutes les garanties financières et juridiques, Clicsyndic.com rassemble des spécialistes en gestion immobilière expérimentés.
    A tout moment, les copropriétaires peuvent accéder en ligne aux informations concernant leur copropriété et le service d’assistance, joignable par mail et téléphone, s’engage à apporter une réponse à toute demande sous 24h.
  • Lebonsyndic.com : ce cabinet à distance est issu de la volonté de dirigeants de syndic traditionnel d’apporter une réponse aux demandes de la majorité des copropriétaires de petits et moyens immeubles. Aussi, Lebonsyndic.com met à la disposition des copropriétaires un accompagnement téléphonique ouvert de 7 heures à 21 heures du lundi au vendredi et offre un audit complet de l’état de l’immeuble.

Les cabinets en ligne offre des garanties et des tarifs défiant toute concurrence en ci qui concerne les copropriétés de taille modeste.
De ce fait, il est très fréquent qu’une petite copropriété sans syndic opte pour cette solution.

 

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